Tem uma situação que mudou bastante a forma como eu olho para algumas planilhas dentro das empresas.
Um amigo meu trabalha na área de Segurança do Trabalho de uma montadora de caminhões aqui da região. Nós estávamos conversando sobre desenvolver uma solução voltada para NR-1 e, em determinado momento, ele me mostrou a planilha que usava para organizar parte da operação.
Eu abri o arquivo, comecei a entender o que existia ali dentro e falei:
“Cara… isso aqui já é um sistema.”
Só que estava dentro do Excel.
Tinha informação, regra, controle, acompanhamento, dependência entre dados. A planilha já não servia apenas para fazer contas ou organizar uma lista.
Ela sustentava um processo.
E aí a pergunta deixou de ser:
“Como melhorar essa planilha?”
E passou a ser:
“Por que não transformar esse processo em um sistema de verdade?”
Foi o que fizemos.
E não foi a única vez que isso aconteceu.
Em outro projeto, uma empresa organizava benefícios como vale-transporte, vale-refeição e outras informações dos funcionários usando várias planilhas. Havia dados da sede e também das operações onde equipes estavam alocadas dentro de outras empresas e fábricas.
De novo, a planilha estava funcionando.
O problema é que o processo tinha crescido muito além dela.
Planilha não é o problema
Eu gosto de planilha.
Excel e Google Sheets resolvem uma quantidade absurda de problemas de forma rápida, barata e flexível.
Então eu não sou aquele cara que entra numa empresa e fala: “Tem planilha? Vamos transformar tudo em sistema.”
Não faz sentido.
O que eu observo é outra coisa.
Quando uma planilha começa a concentrar:
- regras do negócio;
- vários usuários;
- aprovações;
- histórico;
- informações importantes;
- controles operacionais;
- decisões que dependem de determinadas células;
- e conhecimento que só algumas pessoas dominam;
ela começa a exercer um papel para o qual talvez já não seja a ferramenta mais adequada.
Nesse momento, o problema não é o Excel.
O processo cresceu.
O sinal que mais me chama atenção
Uma coisa que eu sempre observo é a quantidade de trabalho humano necessária para manter a informação andando.
Imagine que um dado já existe em algum lugar.
Mesmo assim, alguém precisa:
- localizar;
- conferir;
- copiar;
- abrir outro lugar;
- colar;
- validar;
- avisar outra pessoa.
O processo funciona.
Mas funciona porque existe uma pessoa fazendo o papel de integração entre as etapas.
Enquanto o volume é pequeno e todo mundo conhece os atalhos, isso pode até passar despercebido.
O problema aparece quando a empresa cresce.
Alguém sai de férias.
Outra pessoa assume a tarefa.
É preciso descobrir quem alterou determinada informação.
Surge uma exceção.
Um cliente precisa de uma resposta rápida.
E aí aquele processo que parecia simples começa a mostrar o quanto dependia da memória e da experiência de determinadas pessoas.
Onde normalmente nasce o retrabalho
Na minha experiência, grande parte do problema aparece nas passagens de informação.
Um sistema gera um dado.
Alguém copia.
Outro arquivo recebe.
Outra pessoa altera.
Depois alguém precisa descobrir qual versão está correta.
É aí que começam aquelas situações clássicas:
- cópias diferentes da mesma informação;
- campos preenchidos de maneiras diferentes;
- regras conhecidas apenas por quem executa a tarefa;
- aprovações sem histórico;
- correções feitas em uma planilha, mas não na origem;
- pessoas conferindo manualmente informações que já existem.
Quando isso começa a acontecer com frequência, eu já não olho apenas para uma tarefa isolada.
Eu começo a olhar para o fluxo inteiro.
Antes de pensar em sistema, eu tento entender o processo
Essa parte é importante.
Criar um sistema sob medida para empresas não deveria começar pela tela.
Eu não começo pensando em botão, menu ou dashboard.
Primeiro eu quero entender:
Quem usa?
De onde vem a informação?
Quem pode alterar?
Quem precisa aprovar?
O que acontece normalmente?
E o que acontece quando alguma coisa sai do normal?
Porque uma interface bonita não corrige um processo confuso.
Na prática, eu gosto de pensar em quatro movimentos.
Organizar
Primeiro eu tento colocar no papel:
- entradas;
- regras;
- usuários;
- responsabilidades;
- estados;
- aprovações;
- exceções.
Essa fase normalmente revela um monte de regra que todo mundo conhece, mas ninguém nunca escreveu.
Integrar
Depois eu vejo quais sistemas já possuem informações que o processo precisa.
A pergunta é simples:
por que alguém deveria redigitar um dado que já existe?
Quando faz sentido, conectamos as fontes para que a informação consiga circular sem criar novas cópias independentes.
Automatizar
Só depois entram as tarefas previsíveis.
Validações.
Atualizações.
Avisos.
Mudanças de status.
Geração de documentos.
Comunicações.
Aquilo que possui uma regra clara pode deixar de depender de alguém lembrando de fazer.
Escalar
E aí começa uma parte que muita gente esquece.
O processo precisa continuar funcionando quando o volume aumenta.
Também precisa ser possível descobrir:
- o que aconteceu;
- quando aconteceu;
- quem fez;
- onde falhou;
- o que ficou parado.
Automação que precisa de uma pessoa olhando o tempo inteiro para descobrir se funcionou só mudou o trabalho manual de lugar.
Onde entra o n8n, a API e toda essa tecnologia?
Depois.
E isso talvez pareça estranho vindo de alguém que trabalha justamente com essas ferramentas.
Mas eu não começo um projeto perguntando:
“Vamos usar n8n?”
Eu começo perguntando:
“O que precisa acontecer?”
Depois:
“Onde essa informação já existe?”
E só então:
“Qual é a melhor maneira de fazer essas partes conversarem?”
Às vezes entra n8n.
Às vezes entra uma API.
Às vezes é necessário desenvolver um sistema próprio.
Às vezes a solução é muito mais simples.
A ferramenta é consequência da arquitetura do processo.
O caso do Pulso me ensinou bastante sobre isso
O Pulso nasceu exatamente dessa lógica.
A operação de SST já existia.
As regras já existiam.
A planilha já ajudava a organizar aquele trabalho.
O sistema não nasceu porque alguém acordou e decidiu:
“Excel é ruim. Vamos fazer software.”
A operação amadureceu.
O que antes fazia sentido dentro de uma planilha começou a exigir uma estrutura própria.
E essa, para mim, é uma diferença enorme.
Transformar planilha em sistema não é digitalizar células.
É transformar regras de trabalho em estrutura.
É conseguir organizar usuários, permissões, histórico, responsabilidades e evolução do processo de uma forma mais segura.
Não precisa transformar tudo de uma vez
Outro erro comum é querer pegar uma operação gigantesca e automatizar tudo num único projeto.
Eu prefiro começar por um pedaço.
Um fluxo que:
- acontece com frequência;
- incomoda bastante;
- possui uma entrada clara;
- tem regras razoavelmente compreensíveis;
- e produz um resultado que conseguimos verificar.
Aí eu desenho esse caminho.
Testo.
Vejo onde aparecem as exceções.
Descubro as regras que estavam escondidas.
Ajusto.
E só depois aumento o escopo.
Essa abordagem costuma funcionar muito melhor do que tentar construir o “sistema definitivo” logo na primeira versão.
Quando eu não transformaria uma planilha em sistema
Nem toda planilha merece virar software.
Se o processo muda completamente toda vez que acontece, talvez ainda seja cedo.
Se ninguém consegue explicar qual é a regra, também.
Se o volume é baixo e a planilha continua resolvendo muito bem, eu provavelmente deixaria quieto.
Tecnologia não deveria entrar só porque existe a possibilidade de colocar tecnologia.
Eu prestaria atenção quando a operação começa a apresentar sinais como:
- dependência exagerada de determinadas pessoas;
- muito copiar e colar;
- várias versões da mesma informação;
- necessidade de permissões diferentes;
- histórico difícil de acompanhar;
- aprovações manuais;
- retrabalho frequente;
- crescimento de volume tornando o processo difícil de controlar.
É aí que vale olhar com mais carinho.
A pergunta que eu faria hoje
Se você quiser descobrir se existe algum processo assim na sua empresa, eu começaria de um jeito bem simples.
Pensa naquela planilha que você sabe que é importante.
Aquela que todo mundo usa.
Aquela que poucas pessoas mexem com tranquilidade.
Agora responde:
O que acontece se ela desaparecer amanhã?
Se a resposta for algo como:
“A gente está ferrado.”
talvez você não tenha mais uma planilha.
Talvez você já tenha um sistema informal que ainda não virou sistema.
E esse é exatamente o tipo de situação que eu gosto de analisar.
Porque, muitas vezes, o software não começa com uma grande ideia tecnológica.
Começa com uma frase muito mais simples:
“Cara… isso aqui já é um sistema.”
